Hoe verloopt een onderzoek?

Al onze onderzoeken worden voorafgegaan door een afstemming tussen onze auditteamleider en de vertegenwoordiger van uw organisatie (meestal de kwaliteitsmanager). De onderzoeksdagen zelf bestaan voor een groot deel uit interviews. De bevindingen van de auditors worden aan het eind van het onderzoek aan uw organisatie teruggekoppeld. Tot slot maakt het auditteam een schriftelijke rapportage; deze bevat uiteraard geen nieuwe bevindingen of andere verrassingen.

Voorbereiding

Al onze onderzoeken worden voorafgegaan door een afstemming tussen onze auditteamleider en de vertegenwoordiger van uw organisatie (meestal de kwaliteitsmanager). In overleg worden de dagen van het onderzoek vastgesteld en eventuele bijzondere aandachtspunten bepaald. Ook bespreken zij belangrijke ontwikkelingen in uw organisatie. Op basis van deze informatie, de meerjarenplanning van de onderwerpen en de bevindingen uit het vorige onderzoek maakt de teamleider een concreet voorstel. Met dit voorstel plant de kwaliteitsmanager afspraken met de juiste personen.

Aan uw kwaliteitsmanager wordt ook gevraagd om een aantal (beleids)stukken aan het auditteam te sturen. Zij bestuderen deze documenten, en zijn daardoor op belangrijke punten ingelezen in uw organisatie, nog voordat zij de drempel bij u overstappen.

Het onderzoek

De onderzoeksdagen zelf bestaan voor een groot deel uit interviews. De auditoren verzamelen informatie over hoe er in uw organisatie gewerkt wordt. Zij zoeken naar de effectiviteit van borgingen, naar aansluiting tussen diverse processen (en overleggen) en naar het functioneren van het leren en verbeteren in de organisatie. Zij willen zowel verhalen horen als documenten, IT-systemen en werkwijzen zien. Interviews kunnen een-op-een zijn, maar soms zijn groepsinterviews effectiever, of het bijwonen van een bepaald overleg. De auditors vragen naar de praktijk; de geïnterviewden hoeven zich dus niet voor te bereiden alsof het een examen betreft.

Met de informatie die de auditoren bij gesprekspartners verzamelen, vormen zij zich een beeld van de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem. Dit beeld vergelijken zij met de eisen die de norm stelt en met de bedoeling van die eisen. Dat leidt tot bevindingen: wat is erg goed geregeld, waar is verbetering vereist, en waar valt winst te behalen. Deze bevindingen worden aan het eind van het onderzoek aan uw organisatie teruggekoppeld. Als er eerder al belangrijke zaken aan het licht komen, wordt dat uiteraard al tussentijds met u gedeeld. In het algemeen schuiven de directie en de kwaliteitsmanager aan bij het eindgesprek. U hoort op dat moment ook meteen of uw organisatie gecertificeerd wordt of blijft.

Schriftelijke rapportage

Enkele weken na het onderzoek ontvangt uw organisatie een conceptrapportage, waarin de bevindingen (plus andere relevante informatie uit het onderzoek) op papier zijn gezet. De rapportage bevat uiteraard geen nieuwe bevindingen of andere verrassingen. Na de reactie van uw organisatie, bestaande uit een plan van aanpak voor de geconstateerde tekortkomingen en hun oorzaak, en uit een controle op feitelijke onjuistheden, maakt de auditteamleider het rapport definitief. Wanneer u voor het eerst door ons gecertificeerd bent, ontvangt u met het definitieve rapport ook uw certificaat.